Volvemos con otro post sobre herramientas útiles de gestión de proyectos que puedes aprovechar para hacer más eficiente el trabajo de tu proyecto. En esta ocasión hablamos de la Matriz de Adquisiciones.
Nuestro último post trató el tema de la línea de base de costes, que es increíblemente útil para su proyecto.
Una vez que hayas hecho eso con tu proyecto, puedes empezar a considerar el uso del recurso de hoy: una matriz de adquisiciones.
¿Sabes qué es una matriz de adquisiciones?
Pues bien, una matriz de adquisiciones es una guía para gestionar la adquisición de bienes y servicios a lo largo de la vida del proyecto.
También es una aportación para el desarrollo del plan de adquisiciones.
Además, la matriz define los métodos y plazos de adquisición, que se describen en el calendario del proyecto.
Si está interesado en saber más, puede echar un vistazo aquí
Modalidades de adquisiciones
Es interesante saber que existen diferentes modalidades de adquisición. Las más comunes son:
- Contratación directa (precio fijo o variable): adjudicamos la compra a una empresa o entidad que sabemos que puede proveernos de aquello que necesitamos. Podemos pactar un precio fijo, de manera que podemos anticipar el coste final del producto o servicio contratado o bien, pactar un coste variable, de modo que la cantidad final a abonar dependerá de la cantidad o de otro elemento variable. El alquiler puede incluirse aquí.
- Comparación de precios: utilizamos esta modalidad para asegurarnos de obtener el mejor precio posible, comparando las ofertas de diferentes empresas proveedoras. En este caso, hay que tener en cuenta tanto el precio como la calidad y otros servicios asociados que puedan ser interesantes para nosotros, como por ejemplo, el servicio de mantenimiento de equipos informáticos, en caso de ser éste la adquisición a realizar.
- Licitaciones públicas (nacionales o internacionales): esta opción es interesante para adquisiciones de mayor envergadura (ej. construcción de varios edificios para la asistencia sanitaria), donde necesitamos apoyarnos en empresas consolidadas y que puedan acometer grandes proyectos. Las licitaciones públicas nacionales quedan adscritas a empresas de un solo país, mientras que en las licitaciones públicas internacionales, pueden presentarse empresas de todo el mundo y, en este sentido, es posible encontrar ofertas más competitivas.
Antes de iniciar el proceso de adquisiciones, es necesario preparar un documento en el que se especifiquen los bienes, servicios o productos que necesitamos adquirir en nuestro proyecto para que las empresas puedan preparar sus ofertas satisfaciendo nuestras necesidades. Si este documento está bien redactado y es completo, nos ahorraremos mucho tiempo.
Ahora que ya conocemos algunos elementos básicos en cuanto a las adquisiciones de un proyecto, veamos de qué modo planificarlas.
ELEMENTOS MATRIZ DE ADQUISICIONES
- CÓDIGO EDT
- PRODUCTO O ENTREGABLE
- TIPO DE ADQUISICIÓN
- MODEALIDAD DE ADQUISICIÓN
- FCEHA ESTIMADA INICIO
- FECHA ESTIMADA FIN
- PRESPUESTO ESTIMADO
Así pues, esta herramienta nos va a ayudar a gestionar las adquisiciones de todo nuestro proyecto, planificando las adquisiciones necesarias y siendo más eficientes en todo este proceso.
Si perteneces a una organización sin ánimo de lucro, una escuela o algún otro tipo de entidad social y gestionas proyectos y subvenciones, esta herramienta puede ser interesante para ti.
En las próximas semanas seguiremos publicando artículos específicos con más herramientas para que puedas aplicarlas de una manera sencilla.
Recuerde que iremos ampliando nuestras publicaciones sobre herramientas de gestión de proyectos, así que siga nuestras publicaciones para estar al día.
